Openbaarheid van bestuur

Iedereen kan toegang vragen tot bestuursdocumenten op basis van het Bestuursdecreet van 7 december 2018.

Wat is een bestuursdocument?

De definitie van een bestuursdocument is zeer ruim: “alle informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie”. Dat betekent dat in principe alle informatie waarover de overheid beschikt, kan worden opgevraagd, ongeacht de informatiedrager (papier, digitaal, audiovisueel):

  • schriftelijke stukken (documenten, notulen van vergaderingen, omzendbrieven, contracten, vergunningen, e-mails, ...)
  • bestanden, databankuittreksels, statistieken, …
  • foto’s, geluids- en beeldopnamen

Alle documenten die de overheid bezit, komen in aanmerking, dus niet alleen de documenten die tot een beslissing geleid hebben. Het moet niet noodzakelijk gaan om eigen documenten van de overheid, die de overheid zelf heeft opgemaakt of geproduceerd. Ook documenten die van derden (particulieren of andere overheden) afkomstig zijn, vallen hieronder.

Actieve openbaarheid

Overheidsdiensten moeten voldoende en duidelijk informeren over hun beleid, regelgeving en dienstverlening. Elke instantie is verplicht om de bevolking of betrokken doelgroep systematisch, correct, tijdig, evenwichtig en op een verstaanbare wijze informatie te geven over haar aanbod. Bijvoorbeeld via de website, nieuwsbrieven, een infomagazine, ... Dat is het principe van actieve openbaarheid. De overheid neemt hier zelf het initiatief om te informeren.

Passieve openbaarheid

Als burger hebt u ook het recht om een bestuursinstantie te vragen om inzage, uitleg of een afschrift te bezorgen van bestuursdocumenten. Dat is het principe van passieve openbaarheid. De overheid geeft u toegang tot documenten op vraag.

Iedereen kan bestuursdocumenten opvragen: natuurlijke personen, rechtspersonen, feitelijke verenigingen of groeperingen, bedrijven, … De nationaliteit of de woonplaats van de aanvrager speelt geen rol. Ook overheden kunnen documenten bij andere overheden opvragen. U geeft zelf aan welke vorm van openbaarmaking u verkiest:
  • inzage in het document (gratis)
  • uitleg over het document (gratis)
  • een afschrift van het document (eventueel tegen betaling van een redelijke retributie).

De aanvraag moet betrekking hebben op bestaande documenten. U kunt dus niet vragen om:

  • gegevens te verzamelen uit dossiers en daaruit een nieuw document op te maken om de aanvraag te beantwoorden
  • de gevraagde informatie te verwerken of te analyseren
  • bijkomende uitleg op te schrijven
  • een samenvatting van een omvangrijk dossier te maken.

Toekomstige documenten kunnen evenmin opgevraagd worden. Als het document niet af is of onvolledig is, moet het niet worden vrijgegeven.

Hoe aanvragen ?

  • De aanvrager geeft aan op welke wijze hij/zij van zijn recht gebruik wil maken.
  • Op de aanvraag vermeldt u: de aangelegenheid waarover het gaat, indien mogelijk de bestuursdocumenten in kwestie, de wijze waarop u van uw recht gebruik wil maken (inzage in de documenten, uitleg bij de documenten, afschrift of kopie), naam en correspondentieadres van de aanvrager.
  • U richt uw aanvraag schriftelijk: t.a.v. Algemeen directeur, Gemeentehuisstraat 16, 1910 Kampenhout of via e-mail: algemeendirecteur@kampenhout.be.
  • Het aanvraagformulier kan u onderaan deze pagina downloaden.

Afhandeling

U ontvangt een antwoord binnen de 15 kalenderdagen na registratie van de aanvraag.

In sommige gevallen heeft de algemeen directeur meer tijd nodig om de vraag te beantwoorden. In dat geval ontvangt u een verlengingstermijn. De verlenging van de termijn duurt maximaal 15 dagen.

Uitzonderingen

De vraag kan geheel of gedeeltelijk afgewezen worden:

  • als de vraag onredelijk is;
  • als de vraag op een te algemene wijze geformuleerd is;
  • als het gaat om bestuursdocumenten die niet af of onvolledig zijn;
  • als de vraag in strijd is met een ander belang dat in bovenstaand decreet wordt omschreven (privacy van natuurlijke personen, geheimhouding van commerciële en/of industriële informatie, …).

Voor meer informatie over dit decreet en de bijhorende memorie van toelichting (waarbij de relevante teksten op gebruiksvriendelijke wijze toegankelijk zijn), kunt u terecht op www.vlaanderen.be/openbaarheid.